Importa tu horario

Si tu horario ya está en otro lado – una hoja de cálculo, un PDF, incluso una foto del pizarrón – no tienes que volver a escribirlo. Schedio tiene dos formas de traerlo: la importación con IA para archivos que no tienen un formato fijo, y la importación CSV para datos estructurados.

Importación con IA

La importación con IA es una herramienta de configuración inicial, enlazada desde la tarjeta Empezar del panel. Admite muchos formatos de archivo y los convierte en personas y turnos.

Sube tu horario. Suelta un archivo: una hoja de cálculo (XLSX, CSV, TSV), un documento de Word (DOCX), un PDF, un archivo de texto (TXT), o una foto o captura de pantalla (PNG, JPEG, WEBP, GIF) – hasta 5 MB. También puedes agregar instrucciones, por ejemplo "la segunda columna es el puesto" o "ignora la última fila".

Revisa los datos extraídos. Schedio lee el archivo y propone:

• Empleados – nombre, departamento, puesto, correo.
• Turnos – persona, fecha, horas.
• Turnos abiertos – turnos que el archivo muestra sin nadie asignado todavía, como una fila de turnos abiertos en el horario o una hoja aparte de turnos abiertos: departamento, puesto, fecha, horas y cuántas personas se necesitan.

Cada fila es editable, lleva un marcador de confianza y tiene una casilla para incluirla, así puedes dejar fuera lo que se vea mal. Si a la extracción se le escapó algo, describe qué cambiar y haz clic en Revisar con IA: la IA vuelve a leer tu archivo con tu indicación, en lugar de que edites fila por fila.

Los turnos abiertos tienen su propio paso de revisión y se añaden al horario como turnos abiertos, listos para que asignes a alguien. Cada uno necesita un departamento y un puesto. Si ese puesto todavía no existe en el departamento, Schedio lo crea allí primero.

Crea el horario. Cuando los datos se vean bien, haz clic en Crear todo. El resumen "Configuración completada" muestra lo que se creó – los turnos abiertos se cuentan en una línea aparte –, lista lo que Schedio no pudo aplicar y por qué, y te da un botón Ver el horario para ver el resultado en la página Horario.

Importación CSV

Para archivos estructurados, abre la página Horario, haz clic en el menú ⋯ y elige Importar desde CSV…. Un asistente de 4 pasos te guía:

1. Subir – elige tu archivo CSV.
2. Asignar columnas – dile a Schedio qué columna es cuál.
3. Vista previa – cada fila se verifica y los problemas se marcan por fila.
4. Importar – las filas válidas se importan.

Cada importación admite hasta 1,000 filas. Las filas con problemas se omiten y se listan para que corrijas y vuelvas a importar solo esas – todo lo demás se importa con normalidad.

Qué deben contener los archivos (son los nombres que muestra el paso Asignar columnas):

• Archivos de empleados – Nombre, Departamento y Puesto son obligatorios. Correo, Teléfono, ID externo y Fecha de contratación (YYYY-MM-DD) son opcionales. El departamento ya debe existir en la ubicación a la que importas – consulta Departamentos y puestos.
• Archivos de turnos – Fecha (YYYY-MM-DD), Inicio (minutos o HH:MM) y Fin (minutos o HH:MM) son obligatorios. Para asignar un turno, su fila necesita Correo del empleado o Nombre del empleado para asociarlo a alguien que ya esté en el equipo de esa ubicación, así que importa a las personas nuevas antes que sus turnos. Departamento, Puesto y Nota son opcionales. Si el puesto no es uno de los de esa persona, se usa su puesto principal.
• Turnos abiertos en un archivo de turnos – una fila sin empleado se convierte en un turno abierto: un turno que todavía no tiene a nadie asignado. Indica su Departamento y su Puesto – un puesto que ya exista en ese departamento – y aparece en el horario como un turno abierto, listo para que asignes a alguien. Para pedir dos personas en la misma franja, repite la fila. Un nombre que no coincide con nadie del equipo se marca como error en lugar de añadirse como turno abierto.

Volver a importar el mismo archivo – aquí o con la importación con IA – no añade nada dos veces. Un turno o un turno abierto que ya está en el horario, y el tiempo libre que ya está registrado, se omiten, y cada fila omitida indica el motivo. Así puedes corregir algunas filas e importar el archivo de nuevo sin riesgo.

¿Cuál te conviene usar?

• Usa la importación con IA cuando tu horario esté en un formato pensado para leerse por personas: una hoja de cálculo con formato, un PDF, una impresión, una foto.
• Usa la importación CSV cuando tengas datos tabulares sencillos, por ejemplo una exportación de otro sistema.

En cualquier caso, revisa la página Personas después – consulta Agrega a tu equipo para invitar a la app a las personas importadas.