Integraciones

Ajustes → Integraciones reúne dos cosas distintas que usan en parte las mismas apps: los canales del equipo, donde tus gerentes reciben alertas, huecos de cobertura y solicitudes nuevas en Slack, Telegram o WhatsApp, y el bot de mensajería para empleados, que envía a cada empleado sus propios turnos en un chat privado. La página la gestiona el Propietario.

Canales del equipo

Un canal del equipo es un chat que tu negocio ya usa – un canal de Slack, un grupo de Telegram o un número de WhatsApp. Schedio publica en él cuando algo necesita a un gerente.

• Quién lo ve – todas las personas del canal que conectes, normalmente tus gerentes.
• Qué llega – alertas, huecos de cobertura y solicitudes nuevas.
• Quién lo configura – el Propietario, en Ajustes → Integraciones.

Slack, Telegram y WhatsApp son tres filas de la tarjeta Canales del espacio de trabajo, y puedes conectar uno, dos o los tres. Cada canal que conectes recibe los mismos mensajes: un grupo de Telegram conectado junto a Slack recibe todo lo que recibe tu canal de Slack, sin ocupar su lugar.

Cuando una fila está conectada, Enviar prueba publica un mensaje de prueba para que confirmes que funciona, y Desconectar elimina la conexión. Puedes volver a conectarla en cualquier momento.

Conectar Slack

Haz clic en Añadir a Slack en la fila de Slack y elige el canal durante el paso de autorización de Slack. Esa es toda la configuración.

Conectar un grupo de Telegram

Telegram publica a través de un bot que tú creas para tu grupo:

1. En Telegram, abre @BotFather, crea un bot nuevo y copia el token que te da.
2. Añade ese bot al grupo que debe recibir los mensajes.
3. En Schedio, haz clic en Conectar en la fila de Telegram y pega el Token del bot y el Id del chat del grupo. El Nombre del grupo es opcional – es la etiqueta que Schedio muestra cuando el grupo ya está conectado.
4. Haz clic en Conectar Telegram.

Este bot es tuyo, y Schedio solo lo usa para publicar en ese grupo. No es el bot de mensajería para empleados que se describe más abajo, que Schedio gestiona por ti y que no necesita ningún token.

Conectar un número de WhatsApp

WhatsApp es el que más configuración pide, y no se puede terminar de una sola vez. WhatsApp solo permite que una empresa inicie una conversación con una plantilla de mensaje que Meta haya aprobado antes, y esa aprobación suele tardar unos días. Necesitas tres cosas:

• Una cuenta de Meta Business con WhatsApp configurado para el número de tu empresa. Meta te da el id del número de teléfono y un token de acceso. Usa un token permanente: el temporal que Meta muestra durante la configuración deja de funcionar a las 24 horas.
• Una plantilla de mensaje aprobada por Meta. Schedio la rellena con dos valores – primero el título del mensaje y después el texto – así que su cuerpo necesita dos variables, {{1}} y {{2}}, en ese orden. Puedes añadir tus propias palabras alrededor. Créala en la categoría Utilidad y con Inglés como idioma (no Inglés (EE. UU.) ni Inglés (Reino Unido)), aunque tus mensajes estén en otro idioma: el título y el texto se escriben en el idioma de los mensajes del canal que elijas en Qué reportar.
• El número que debe recibir los mensajes. Los mensajes de WhatsApp llegan a ese único número, no a un grupo.

Cuando Meta haya aprobado la plantilla, haz clic en Conectar en la fila de WhatsApp y rellena Id del número de teléfono, Token de acceso, Número que recibe los mensajes (con el código del país, por ejemplo +15551234567) y Nombre de la plantilla aprobada, que empieza como schedio_alert – cámbialo si le pusiste otro nombre a tu plantilla. Después haz clic en Conectar WhatsApp.

Canales por ubicación

Si tu espacio de trabajo tiene más de una ubicación, la tarjeta Canales por ubicación permite que una ubicación envíe sus alertas, huecos de cobertura y solicitudes a un canal propio. Es útil cuando Northside Inn y su propiedad hermana tienen gerentes distintos mirando canales distintos.

Elige la ubicación y haz clic en Definir canal para Slack, Elegir chat para un grupo de Telegram o Elegir número para WhatsApp. Cada uno pide los mismos datos que la conexión del espacio de trabajo de arriba. Cuando otra ubicación ya tiene un canal de Slack propio, Usar el canal de otra ubicación hace que esta ubicación use ese mismo canal, sin cambiar nada para la otra. Usar el canal del espacio de trabajo vuelve a quitar el canal propio de una ubicación.

Cada app se decide por separado. Lo que dejes sin definir sigue usando el canal del espacio de trabajo, así que una ubicación con su propio canal de Slack sigue publicando en el grupo de Telegram del espacio de trabajo si has conectado uno.

Qué se publica

Tres tipos de mensajes llegan a cada canal conectado:

• Alertas en o por encima del umbral de severidad que elijas. El umbral es Aviso o Urgente: con Aviso se publican las alertas de aviso y las urgentes, con Urgente solo las urgentes. Las alertas de nivel Info se quedan en la app. Consulta Alertas para saber qué significa cada nivel.
• Huecos de cobertura – cuando hay menos personas programadas en una ventana de las que piden tus reglas de cobertura. Una ventana con personal incompleto también cuenta: el mensaje indica el departamento, el puesto, las horas y cuántas personas faltan. Consulta Turnos abiertos para ver cómo cubrirlos.
• Solicitudes nuevas – cuando alguien pide tiempo libre o un cambio en un turno. El mensaje indica la persona, las fechas y su nota, para que puedas decidir sin abrir antes el correo. Aprobar o rechazar se sigue haciendo en la página Solicitudes.

Las alertas llegan al canal en cuanto se activan. Los huecos de cobertura funcionan distinto: Schedio revisa la cobertura cada pocos minutos, así que un hueco llega poco después de abrirse y no en ese minuto exacto, y cada ubicación publica como máximo un mensaje sobre huecos de cobertura por hora.

Schedio nunca publica en un canal del equipo el horario en sí ni los datos de contacto de nadie. Un mensaje solo nombra a la persona que publicó la alerta o hizo la solicitud, y una solicitud también lleva sus fechas y su nota. El número de teléfono de Liam y el resto del horario de la semana se quedan dentro de Schedio.

Qué reportar

La tarjeta Qué reportar decide cuáles de estos mensajes se publican, y se aplica solo a los canales del equipo – el bot para empleados tiene sus propios ajustes, por persona. Las alertas, los huecos de cobertura y las solicitudes nuevas tienen cada uno su propio interruptor, así que puedes quedarte solo con los que quieras. La tarjeta también incluye:

• Umbral de severidad – qué alertas se publican, como se explica arriba.
• Idioma de los mensajes del canal – el idioma en que se escriben los mensajes del canal, el mismo para Slack, Telegram y WhatsApp.
• Horas de silencio – durante las horas que fijes, en la hora local de cada ubicación, Schedio no publica solicitudes, alertas de aviso ni huecos con personal incompleto. Las alertas urgentes, y los huecos sin nadie programado, siempre pasan. No se pierde nada: todo sigue en Schedio.

Si tienes más de una ubicación, puedes tomar estas decisiones para todo el espacio de trabajo o para una sola ubicación. Una ubicación sigue al espacio de trabajo en todo lo que no hayas cambiado para ella.

Bot de mensajería para empleados

El bot de mensajería para empleados es un chat privado entre Schedio y cada empleado, en Telegram o WhatsApp.

• Quién lo ve – cada empleado, en su propio chat privado con Schedio.
• Qué llega – sus propios turnos, recordatorios de turno y cualquier cambio. También puede consultar cuál es el siguiente o pedir tiempo libre en el mismo chat.
• Quién lo configura – cada persona conecta su propio chat. Schedio gestiona el bot, así que no hay nada que conectar en Ajustes → Integraciones.

No hay tokens que crear ni cuentas que configurar. Un gerente crea un enlace de conexión desde la ficha de alguien en la página Personas, o cada persona se conecta sola desde su perfil. El enlace abre el bot ya iniciado; esa es toda la configuración. Cualquiera puede desconectarse desde su perfil en cualquier momento. La tarjeta Cómo se conectan las personas de la página Integraciones muestra si Telegram y WhatsApp están disponibles.

Este bot es distinto del que creas para un grupo de Telegram del equipo. Aquel publica en tu grupo los mensajes para gerentes; este es de Schedio y solo envía a cada persona sus propios turnos, nunca la plantilla completa. Cada persona conecta la app que ya usa, Telegram o WhatsApp.

Cada tipo de mensaje que envía el bot – un turno añadido, cambiado o eliminado, el recordatorio del turno y su horario – se puede activar o apagar por separado en Notificaciones, dentro del perfil de cada persona, en la columna Bot. Enviar parar en el chat los pausa todos. Consulta Notificaciones por correo.

Lo que las integraciones no son

Iniciar sesión con Google o Microsoft es algo aparte de las integraciones – es solo la forma en que autenticas tu propia cuenta, y no publica nada en ningún lado. Consulta Tu cuenta.

Las notificaciones por correo tampoco se gestionan aquí: cada persona elige las suyas, y los propietarios y gerentes pueden fijar valores predeterminados en Ajustes → Notificaciones. Consulta Notificaciones por correo.